Définition du mai transactionnel : Un mail transactionnel est une communication électronique automatisée envoyée en réponse à une action spécifique effectuée. Il est souvent utilisé pour confirmer une inscription, une commande, un paiement, une pré-inscription, une demande de réinitialisation de mot de passe ou toute autre transaction similaire. Ce type de mail est considéré comme une communication importante, car il fournit des informations spécifiques et vitales à l'utilisateur. Les mails transactionnels sont généralement créés avec des modèles pré-établis pour garantir leur cohérence et leur précision.
1. 🙋♂️ PRÉ-INSCRIPTION ➤ Est envoyé après chaque pré-inscription complétée via le formulaire d'inscription.
2. ☑️ INSCRIPTION ➤ Est envoyé après chaque inscription complétée ou après la validation d'une pré-inscription.
3. 💌 CONVOCATION ➤ Est envoyé après avoir confirmer une session et uniquement aux inscriptions validées.
4. 🔔 RELANCE ➤ Est envoyé après la confirmation d'une session à J-4, J-1 et H-1 de la date de cette session.
5. 📝 MODIFICATION ➤ Est envoyé uniquement aux inscrits suite à la modification « nature, date ou adresse » d’une session.
6. 🔖 ATTESTATION ➤ Est envoyé massivement ou individuellement aux inscrits déclarés participants.
7. 🙅♂️ ANNULATION ➤ Est envoyé uniquement aux inscrits après avoir annulé une session.
Comment déclencher l'envoi du mail transactionnel PRÉ-INSCRIPTION ?
Très simple ! Tout d'abord le formulaire doit être configuré en mode pré-insciption.
Pour se faire, rendez-vous dans votre administration : Thalia/administration
et cliquez sur le picto formulaire ou
Rendez-vous ensuite dans la page " Les informations "
Une fois le formulaire complètement rempli,
cela déclenchera automatiquement l'envoi du fameux mail transactionnel ??? heuuu.... Bah oui de PRÉ-INSCRIPTION 😁
Quelle est la règle pour déclencher l'envoi du mail transactionnel INSCRIPTION ?
Ce n'est pas une mais deux règles qui peuvent déclencher l'envoi 😲 (et oui mon bon monsieur !!!!)
- Si votre session est configurée en mode avec pré-inscription :
A la confirmation d'inscription par l'organisateur, cela déclenchera le mail transactionnel
- Si votre session est réglée sans pré-inscription :
A la soumission du formulaire d'inscription dûment rempli, le nouvel inscrit recevra automatiquement le mail transactionnel
Pourquoi le mail transactionnel "Convocation" est-il envoyé ?
Le mail transactionnel CONVOCATION est envoyé dès qu'une session est confirmée. Il contient toutes les informations nécessaires pour participer à un événement tel qu'une formation, un rendez-vous en tête-à-tête, une réunion ou un webinar. Avant la confirmation d'une session, l'événement peut être annulé faute de participants inscrits.
Comment confirmer une session ?
Une fiche très bien rédigée 😁 est disponible dans votre base de connaissances pour expliquer en détail la procédure à suivre pour confirmer une session.
Pour aller plus loin et en savoir plus sur la configuration automatique ou manuelle des convocations, n'hésitez pas à consulter la fiche idoine (+20 au scrabble 🖖)
Quelle est la procédure pour déclencher l'envoi du mail transactionnel RELANCE ?
Le mail transactionnel RELANCE est conçu pour améliorer votre taux de participation aux événements en évitant que vos inscrits ne manquent de se rendre ou de se connecter à l'événement. Après la confirmation d'une session et l'envoi du mail transactionnel CONVOCATION, vos inscrits reçoivent automatiquement plusieurs rappels par mail quelques jours, puis quelques heures avant l'événement.
La procédure pour déclencher l'envoi du mail transactionnel RELANCE est automatique. Après la confirmation d'une session et l'envoi du mail transactionnel CONVOCATION, vos inscrits reçoivent automatiquement plusieurs rappels par mail quelques jours, puis quelques heures avant l'événement. Les relances sont envoyées aux inscrits 4 jours, 1 jour et 1 heure avant l'événement, à condition que la session soit confirmée au plus tard 5 jours avant la date de l'événement.
Dans le cas où la session est confirmée 4 jours avant la date de l'événement, le mail transactionnel CONVOCATION est envoyé. Il est recommandé de ne pas envoyer de relance le même jour que la convocation. Dans ce cas, la première relance sera envoyée à J-1, puis à H-1.
Si la session est confirmée à J-1, la règle d'or "pas de relance le même jour que la convocation" s'applique. Dans ce cas, la première et seule relance sera envoyée à J-1.
Pour déclencher l'envoi (uniquement aux inscrits) du mail transactionnel " MODIFICATION "
vous devez avoir édité/modifié/mis à jour les informations d'une session future.
2 méthodes pour éditer/modifier/mettre à jour :
- Page programme : https://www.thalia-app.fr/programme/
- Page suivi des inscrits :
Certains champs de la page d'édition ne déclencheront pas l'envoi du mail transactionnel " MODIFICATION "
Les 5 champs qui le déclencheront sont :
- Date et heure
- Type de lieu (Distanciel ou présentiel)
- Code postal
- Ville
- Adresse complète
A la suite de modification de l'un de ces champs, si vous appuyez sur enregistrer, un popup apparaitra
- Bouton Envoyer > Envoi le mail " MODIFICATION " à l'ensemble des inscriptions validées de cette session
- Bouton Personnaliser > Ouvre directement l'éditeur de mail pour modifier le contenu du mail " MODIFICATION "
Une fois les modifications apportées et enregistrées, vous pourrez :
- Envoyer un BAT : Vérification du résultat final par mail
- Envoi réel : Envoyer le mail modifié à l'ensemble des inscriptions validées de cette session
Comment partager des documents, attestation avec vos participants avec le mail transactionnel ATTESTATION ?
Le mail transactionnel ATTESTATION permet de communiquer rapidement avec vos participants à la suite d'un événement. Que vous souhaitiez partager des documents présentés pendant l'événement ou générer une attestation de présence, ce mail est un outil pratique pour le faire.
Pour déclencher/envoyer ce mail, vous devez avoir des inscrits déclarés comme participants. Il existe une fiche qui explique les différentes méthodes pour déclarer un ou plusieurs participants, de manière manuelle ou automatique.
Il existe deux méthodes pour l'envoyer. La première méthode envoie le mail directement aux participants concernés. La seconde méthode ne génère pas de mail mais vous permet de récupérer le document et de le partager en dehors de Thalia-app.fr avec votre participant si besoin. Une fois le mail ATTESTATION envoyé, le bouton lié à un participant se transforme en un lien pour télécharger l'attestation.
2 méthodes pour envoyer le mail transactionnel ATTESTATION :
Une fois le mail envoyé le bouton lié à un participant n'envoi plus de mail mais vous permet d'afficher/récupérer le document et de le partager en dehors de Thalia-app.fr avec votre participant si besoin.
Pour déclencher l'envoi (uniquement aux inscrits) du mail transactionnel " ANNULATION "
vous devez avoir annulé une session future.
2 méthodes pour l'annuler :
Méthode 1 ➤ Page programme : https://www.thalia-app.fr/programme/
Méthode 2 ➤ Page suivi des inscrits :
A la suite de l'annulation un popup apparaitra
- Bouton Envoyer > Envoi le mail " ANNULATION " à l'ensemble des inscriptions validées de cette session
- Bouton Personnaliser > Ouvre directement l'éditeur de mail pour modifier le contenu du mail " ANNULATION "
Une fois les modifications apportées et enregistrées, vous pourrez :
- Envoyer un BAT : Vérification du résultat final par mail
- Envoi réel : Envoyer le mail modifié à l'ensemble des inscriptions validées de cette session