Dans cette fiche, je vous partage mon astuce pour réussir presque à tous les coups la planification d'un escape game. Je vais vous montrer comment j'ai utilisé la plateforme Thalia-app.fr pour organiser un escape game sur le thème de Enola Holmes à Escape Hunt de Bordeaux avec 10 de mes amis. Mais cette astuce peut s'appliquer à n'importe quel type d'événement que vous souhaitez planifier.
Nous avons tous connu cette situation où malgré l'enthousiasme de chacun, l'organisation devient trop compliquée et l'événement ne se concrétise pas. Grâce à Thalia-app.fr, j'ai pu proposer plusieurs dates et horaires, recueillir les choix de mes invités et valider la date qui convenait à la majorité. Tout le reste de l'organisation s'est déroulé de manière automatique, des communications par mail jusqu'au partage des informations importantes.
Dans cette vidéo, vous découvrirez comment cette plateforme a facilité la planification de notre escape game et comment vous pouvez l'utiliser pour vos prochains événements. Ne laissez plus jamais l'organisation compliquer vos projets, utilisez Thalia-app.fr et devenez un pro de l'organisation !
Pour voir le formulaire en vrai : https://www.thalia-app.fr/inscription/public-programme?id=371
Avant de commencer, essayons de répondre à la question suivante : Pourquoi utiliser le mode pré-inscription ?
À l'origine, tous les calendriers de disponibilité sont configurés avec un quota d'inscription à 1. Ainsi, si vous ouvrez un créneau et que quelqu'un le réserve, la disponibilité se ferme automatiquement et le rendez-vous n'est plus proposé.
En activant le mode pré-inscription sur un calendrier, vous laissez le créneau ouvert jusqu'à la première confirmation d'inscription par l'organisateur (Artus dans notre exemple). Vous pouvez ensuite valider d'autres personnes, pour notre escape game nous allons valider jusqu'à 10 amis.
Pour créer un calendrier dédié à l'organisation de notre soirée escape game, nous allons nous rendre sur https://www.thalia-app.fr/programme/ et cliquer sur le bouton + Créer un calendrier
❗️Vous n'êtes pas limité en nombre de calendrier ❗️
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Nous allons renseigner toutes les informations importantes :
- Titre de l'événement : ✨ Enola Holmes : Escape game ✨
- Texte explicatif : On est pas loin de 15 à avoir envie d'organiser un escape game...
- Des images pour agrémenter le texte explicatif
- En-tête visuel pour personnaliser le formulaire.
Afin de permettre à nos amis de déclarer une sélection de plusieurs dates qui pourraient convenir, nous allons activer l'option "Enchaînement de RDV".
Secrets d'utilisateur (mode expert) :
- Dans la partie résumé, redimensionnez vos images à la volée
- Personnaliser votre formulaire en ajoutant une image en en-tête
Après avoir enregistré notre nouveau calendrier, nous sommes automatiquement redirigé vers la planification de la première session. Nous allons donc ajouter une date (le 10/05/2023) avec deux horaires possibles : 17h00 et 18h00.
Proposer d'autres dates et horaires est très simple. Il suffit de dupliquer une session existante pour reprendre 90% des paramètres et éviter de tout reconfigurer manuellement.
Pour personnaliser davantage ce calendrier de disponibilités, j'ai remplacé l'avatar de mon compte sur Thalia-app.fr par une photo d'Enola Holmes qui sera affichée en bas à droite du calendrier.
Cette quatrième étape consiste à configurer et personnaliser les champs du formulaire. Vous pouvez choisir d'afficher, de désactiver ou de rendre obligatoires certains champs en fonction de vos besoins. De plus, vous pouvez personnaliser l'affichage des noms de champs avec fond blanc pour qu'ils correspondent à votre style ou à un besoin spécifique. Les champs sur fond gris ne sont pas personnalisables.
En règle générale, un formulaire doit être exhaustif pour mieux connaître vos inscrits, mais aussi être le plus court possible pour garantir un nombre maximal d'inscriptions. Trop de champs obligatoires à remplir risquent de réduire de manière importante le nombre d'inscriptions. Le formulaire idéal ne contient qu'un champ pour l'adresse e-mail (ou à la limite : prénom, nom et adresse e-mail).
Nous allons maintenant passer à la configuration de la session en mode de pré-inscription.
Pour avoir plus d'informations sur la pré-inscription > cliquez-ici <
Personnalisons maintenant trois e-mails transactionnels au niveau du programme, à savoir :
- L'e-mail de pré-inscription (merci pour ton choix, c'est bien pris en compte)
- L'e-mail de convocation (confirmation de la date retenue)
- L'e-mail des relances (pour ne pas oublier des relances ciblées à J-4 // J-1 // H-1 de la soirée)
Si vous souhaitez tout savoir sur la personnalisation des e-mails transactionnels, cliquer sur le lien : > cliquez ici <
Une fois que tous les mails transactionnels auront été personnalisés pour cette occasion, nous pourrons passer à la rédaction de l'e-mail d'invitation que nous enverrons à nos amis pour leur permettre de choisir leur date. Pour cela, nous utiliserons Gmail, mais cette étape pourra bien sûr être réalisée avec n'importe quel autre client de messagerie du marché 😉 (outlook, thunderbird, Zendesk, etc)
Rendez-vous sur Thalia-app.fr page "Mes événements" (ou "Mes formations" selon votre affichage) pour récupérer le lien vers le calendrier de disponibilités de notre soirée Escape Game en cliquant sur le titre du programme.
Il ne reste qu'à rédiger le message à nos amis pour leur présenter notre soirée escape game et les inviter à choisir leur date de participation. C'est l'occasion d'être créatif et de mettre en avant les éléments clés de notre événement pour susciter leur intérêt et leur donner envie de participer et surtout n'oublions pas le lien direct vers le formulaire 🤯.
Sixième et ultime étape de notre fiche. Nous avons envoyé le mail à 10 amis, dont Michel (qu'on adore 😘). Nous allons le suivre jusqu'à ce que la date de la soirée soit confirmée, afin de comprendre les dernières étapes de l'organisation.
Michel a donc bien reçu l'invitation par mail pour choisir la date parfaite de notre future soirée. En cliquant sur le lien du formulaire, il a pu participer à l'organisation en apportant sa contribution. Après une longue réflexion de plusieurs secondes (Il est vraiment balaise ce Michel 💪), il a finalement opté pour le 10 Mai à 17h00. Cinq minutes après son choix, Michel a reçu automatiquement le mail de pré-inscription envoyé par Thalia-app.fr
Ok pour Michel, mais qu'en est-il des 9 autres destinataires de mon mail ? Eh bien, vous avez à disposition deux techniques pour suivre leur choix. La première consiste à suivre le nombre de pré-inscrits par date depuis la page "Mes événements" (ou "Mes formations" selon votre affichage). Dans notre exemple :
- 10 Mai - 2 créneaux :
- 17h : 10 pré-inscrits
- 18h : 2 pré-inscrits
- 12 Mai - 20h : 6 pré-inscrits
- 19 Mai - 20h : 3 pré-inscrits
Deuxième technique, l'agenda de la page d'accueil permet de visualiser, au survol d'une date, le nombre de pré-inscrits. Un clic sur la date redirige vers la page "suivi des inscrits" où vous pourrez retrouver l'ensemble des informations sur les pré-inscrits avec la possibilité de valider les inscriptions.
La validation d'une inscription est très simple : il suffit de cliquer sur le bouton "Valider l'inscription" pour chaque pré-inscrit. Il est possible de valider une ou plusieurs pré-inscriptions. Cinq minutes après la validation, le mail transactionnel "Convocation" sera automatiquement envoyé aux personnes concernées, confirmant que la date choisie est désormais définitive. Seules les personnes ayant été validées recevront ce mail.
Pour être certain que tout le monde viendra et que personne n'oubliera 😁, trois mails de relance seront envoyés automatiquement aux personnes validées. Les mails seront envoyés respectivement 4 jours avant la date, la veille et 1 heure avant la fameuse soirée, afin de s'assurer de la présence de chacun.
❋ Félicitation vous avez réussi à tenir jusqu'à la fin de cette fiche ❋
On vous invite à la prochaine soirée escape game pour vous remercier de votre fidélité