Suivi administratif

Dans cette fiche, nous allons vous expliquer le concept du suivi administratif.
Après une session, il est souvent nécessaire de faire signer des documents ou de faire remplir des questionnaires. Lorsque vous avez plus de 3 participants, il devient rapidement difficile de savoir qui a complété quoi et ce qu'il reste à faire. C'est pourquoi nous avons mis en place le suivi administratif pour faciliter la gestion et automatiser les rappels, afin d'optimiser le taux de participants conformes.

Voici différents cas d'utilisation du suivi administratif :

1. Signature d'une attestation de présence pour vos participants (pour obtenir un financement par un OPCO).
2. Remplissage d'un questionnaire de satisfaction (pour être conforme Qualiopi).
3. Évaluation des acquis (pour finaliser une formation).
4. Et vous pouvez imaginer les autres suivis dont vous avez besoin après une session.

Les avantages de l'utilisation du suivi administratif :

• Visualiser facilement les participants 100% conformes.
• Envoyer automatiquement un mail aux participants conformes pour le partage des documents présentés en séance
• Visualiser en un clic les participants non conformes (avec au moins un suivi non acquitté).
• Envoyer des rappels par e-mail automatiquement aux participants qui ne sont pas 100% conformes

N'hésitez pas à utiliser le suivi administratif pour simplifier votre gestion post-session et améliorer votre taux de conformité des participants

Chronologie du suivi administratif avec ses déclencheurs et ses temporalités :
Le suivi administratif n'est actuellement disponible qu'après la session.

Exemple d'utilisation : Vous devez faire signer l'attestation de présence d'une formation dispensée sur Zoom (à distance).

Étapes à suivre :

1. Avant la session, déclarez l'élément suivant dans votre suivi administratif à distance : "Attestation de présence signée"
   • Accédez à votre administration ici : https://www.thalia-app.fr/administration
        
      
2. Ajoutez le document présenté en séance dans les documents partagés pour cette session.
   • Consultez la page de vos formations ici : https://www.thalia-app.fr/programme/
     
     
      
3. Intégrez ce document dans le mail transactionnel de partage de documents.
4. Les participants seront déclarés automatiquement (en utilisant le seuil Zoom, dans notre exemple).
5. Les attestations de présence seront envoyées unitairements à l'ensemble des participants.
   
    
6. À J+1, J+3 et J+5 après l'envoi de l'attestation de présence,
   un mail de relance sera envoyé aux participants qui n'auront pas encore l'élément "Attestation de présence signée" acquitté.
   
    
7. Les participants qui auront l'élément "Attestation de présence signée" acquitté,
   recevront automatiquement le mail "partage de document".
   

Il est important de noter que les éléments du suivi administratif devront être acquittés manuellement,
car il n'y a pas d'automatisme prévu à cet effet.