Dans cette fiche,
nous allons vous dévoiler comment obtenir pour chaque participant à un événement un certificat très visuel.
On vous expliquera comment utiliser les variables Thalia dans des zones de texte d'un document Word (.DOCX) mais aussi découvrir les 2 méthodes pour envoyer ce fameux certificat massivement (à l'ensemble des inscrits déclarés participant) ou de manière unitaire (participant par participant).
Pour voir le certificat en vrai : > Clique ici <
Rendez-vous dans votre administration dans la partie gestion de document :
https://www.thalia-app.fr/administration
Pour générer un certificat ou une attestation vous devez ajouter votre document dans la famille attestation
Cette nature de document sera systématiquement utilisée pour :
- L'envoi du mail transactionnel attestation
- La visualisation dans suivi des inscrits de l'attestation par participant
Pour le reste des documents, vous pouvez utiliser ou créer n'importe quelle nature de document.
Direction Word pour commencer la création 🎨
Commencer par choisir le format du document final,
Pour notre exemple nous avons choisi un format personnalisé sans aucune marge
Insérez en fond un visuel fixe (de préférence au format jpeg ou png)
Nous allons ensuite y intégrer des valeurs dynamiques grâce aux variables Thalia
- La date où c'est déroulé cette formation
- le nom de la formation (et/ou le sous titre comme pour notre exemple)
- Le prénom et le nom du participant pour chaque certificat
Intégration des variables Thalia dans le document DOCX
Intégrez une zone de texte
Retournez ensuite dans Thalia pour copier la 1ère variable :
- Famille Session/RDV : Variable sous titre (de la formation)
Une fois copié (en mémoire), retournez sur word (oui je vous confirme, nous allons faire beaucoup d'aller retour entre Thalia et Word)
Copiez dans la zone de texte la variable et profitez en pour personnaliser la mise en forme de cette zone de texte
- Taille de la police
- Couleur
- Gras / italique / ect...
- Style de la police (attention cela doit être des polices système)
Recommencez la même chose pour les autres variables :
- Famille inscription :
- Prénom de l'inscrit : ${thalia:inscription.prenom}
- Nom de famille de l'inscrit : ${thalia:inscription.nom}
- Famille Session / RDV :
- Sous titre rattaché à une session : ${thalia:session.titre}
- Date du jour de la formation : ${thalia:session.date}
- Famille Variables intelligentes :
- Date du jour de téléchargement du document par le participant : ${thalia:date}
Astuce pour améliorer votre confort de travail sur l'aspect visuel de votre document
Pour les variables très longues, vous pouvez définir une taille de texte très petite sur le contenu entre crochet
et définir la taille cible d'affichage uniquement sur $⎨⎬
Par exemple : $⎨thalia:inscription.prenom⎬
- Le résultat prendra la taille 20 du $⎨⎬
- et ignorera la taille 10 de thalia:inscription.prenom
Le document est maintenant complet avec l'utilisation de 5 variables et d'un fond visuel fixe (.png).
Enregistrez le en lui donnant un nom facilement identifiable et surtout au format DOCX
Intégrer ce splendide fichier (.DOCX) à Thalia dans la partie gestion de document nature " Attestation "
Vous pourrez ensuite :
- Visualiser le rendu finale en ligne
- Télécharger le .docx (pratique si vous deviez le modifier sans avoir le fichier source sous la main)
- Mettre à jour le fichier (après une modification du docx) ou le nom que vous avez donné au fichier dans Thalia
- Supprimer le fichier (ne le faite pas, ca nous rendrait triste....😿)
Rajoutons le document depuis Thalia dans un mail Transactionnel
Retournez dans l'administration de Thalia : https://www.thalia-app.fr/administration
Pour notre exemple nous allons sélectionner Mail > Collectif > Nature Attestation > Présentiel
Nous allons ensuite chercher dans la famille " Documents " notre document pour le placer au bon endroit du mail
Vous pouvez ensuite personnaliser le texte du lien de téléchargement de votre fichier.
Par défaut le lien sera : Voir le document (c'est pas moi hein, c'est une idée de Jeremy...🐼)
Dans notre exemple on le changera pour : Télécharger le document (oui je sais je suis génial 🤘)
Puis cliquer sur enregistrer en bas de page
Rendez-vous dans le suivi des inscrits (via le calendrier d'accueil qui est très pratique pour retrouver une session passée)
Et découvrons ensemble les 2 méthodes pour envoyer les attestations.
Méthodes 1 : Envoi massif des attestations en 1 clique à l'ensemble des inscrits déclarés participants
Je vous conseil au préalable de bien vérifier le contenu du mail transactionnel Attestation
Méthode 2 : Envoi unitaire > participant par participant
Très sécurisé mais chronophage si vous avez beaucoup de participants
Une fois le mail transactionnel " Attestation " envoyé le bouton envoyer attestation s'allume
et se transforme en " Voir + le nom de votre fichier "
Voici le rendu final de notre exemple personnalisé avec le nom de Carine l'une des participantes de notre formation